Pri úvodnej konzultácii, kedy zvyčajne jedna zo strán sporu osloví mediátora, je mediátor povinný preskúmať, či je predmetný spor vhodný na mediáciu. Ak mediátor prípad prevezme, začína sa tzv. predmediačná fáza. Táto fáza zahŕňa predovšetkým kontaktovanie druhej strany sporu (telefonicky, poštou). V prípade záujmu oboch strán o riešenie ich sporu mimosúdnou cestou, dochádza k osobnému stretnutiu strán sporu s mediátorom. Mediátor poučí strany sporu o tom, čo je mediácia, vysvetlí priebeh mediácie, jej výhody a následky. Táto fáza končí dohodou strán o tom, že svoj spor budú riešiť formou mediácie.
Dohoda o začatí mediácie obsahuje podstatné náležitosti ktorými sú:
Špecifikácia osôb zúčastnených na mediácii - strany sporu a mediátor
Predmet mediácie – špecifikácia sporu
Odhadovaná doba trvania mediácie
Odmena mediátora
Zápisom dohody o začatí mediácie do knihy mediácií, ktorú je mediátor povinný viesť v súlade so zákonom o mediácii, oficiálne začína samotná mediácia.
Cieľom tejto fázy je, aby sa protistrany presunuli z pozície súperenia do pozície spolupráce. Pre tento krok mediátor využíva tzv. výmenu rolí, ktorá spočíva v tom, že sa protistrany snažia hľadieť na spor a pochopiť ho očami druhej strany.
Úlohou mediátora v tejto fáze je vytvárať podmienky na to, aby mali strany sporu dostatočný priestor vyjadriť sa. Mediátor v tomto kroku hľadá body, v ktorých sa strany zhodujú a súčasne predkladá na riešenie body, ktoré sú sporné.
Samotný proces hľadania zmierneho riešenia je postavený na už získaných informáciách, vypočutých názoroch a potrebách jednotlivých strán sporu. Mediátor napomáha stranám sporu nachádzať prieniky v ich predstavách o spôsobe a forme riešenia ich sporu, nikdy aktívne nenavrhuje vlastné riešenia.
Táto fáza býva, najmä v rodinnoprávnych sporoch, veľmi emočne náročná, a preto mediátor spolupracuje s erudovanými odborníkmi v oblasti psychológie. V prípade potreby môže byť mediačný proces vedený za účasti psychológa, resp. iného odborníka pre konkrétny spor.
V prípade, že strany sporu nie sú schopné komunikácie „tvárou v tvár“, mediátor navrhne oddelenú mediáciu. Počas oddelenej mediácie sa strany sporu nestretávajú, nakoľko celú fázu hľadania vhodných riešení vedie mediátor samostatne s každou stranou sporu osobitne.
Po úspešnom priebehu mediácie sa strany sporu dostanú k obojstranne prijateľnému riešeniu, ktoré mediátor zhrnie a ako výsledok mediačného procesu následne pretaví do obsahu dohody o mediácii. Dohoda strán môže byť buď čiastočná, alebo sa stranám podarí vyriešiť celý spor. Dohoda o mediácii obsahuje podstatné náležitosti, ktorými sú:
Špecifikácia osôb zúčastnených na mediácii - strany sporu a mediátor
Predmet mediácie – špecifikácia sporu
Predmet dohody – špecifikácia obojstranne prijatých riešení sporu
Celková doba trvania mediácie
Celková odmena mediátora
Účinky dohody o mediácii
Mediácia sa, v úspešnom prípade, končí spísaním dohody o mediácii a jej zápisom do knihy mediácií vedenou mediátorom. Dohoda o mediácii je písomná a pre strany sporu záväzná. V prípade, ak by sa mediačná dohoda spísala vo forme notárskej zápisnice alebo bola súdom či rozhodcovským orgánom schválená ako zmier, stáva sa exekučným titulom, čo znamená, že je priamo vykonateľná.
Mediácia sa podľa § 14 ods. 8 zákona o mediácii môže skončiť aj rozhodnutím ktorejkoľvek osoby zúčastnenej na mediácii, vrátane mediátora o tom, že mediácia nebude pokračovať.